نسل های مختلف نرم افزار های دبیرخانه و اتوماسیون اداری

یکی از مهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط و تبادل سریع اطلاعات، اینترنت است. اینترنت تمامی انسان های سراسر دنیا را با تمام گستردگی و پراکندگی جغرافیایی، روز بروز به یکدیگر نزدیکتر می کند. سیستم های مبتنی بر وب، در شبکه های محلی و جهانی قابل استفاده هستند. امکانات و فوایدسیستم های تحت وب بگونه ایست که توصیه و تاکید مشاوران سازمان ها در جهت تهیه اینگونهسیستم ها می باشد.

در این مقاله سعی شده است تا نسل های مختلف سیستم های اتوماسیون اداری که در نهایت منجر به تحت وب شدن آنها شد، توضیح داده شود.

نسل اول: نرم افزار دبیرخانه

در چند سال گذشته نسل اول سیستم های اتوماسیون اداری صرفا بمنظور عملیات ثبت و پیگیریمکاتبات بصورت مکانیزه پدیدار شد و بطور طبیعی منافع حاصل از آن محدود به دبیرخانه بود. این نرم افزار بصورت تک کاربر و تحت شبکه قابل استفاده بود و انجام عملیات ذیل براحتی امکان پذیر :

• امکان تعریف دبیرخانه های مستقل
• تعیین شیوه شماره گذاری نامه ها به ازای هر دبیرخانه
• ثبت اطلاعات نامه های وارده و صادره
• ثبت اطلاعات بایگانی

نسل دوم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت شبکه

پس از آن نسل دومی از سیستم های اتوماسیون اداری بوجود آمدکه در آن علاوه بر پوشش دادن عملیات نسل قبل، امکان بهره برداری ازسیستم در محیط شبکه (Client/Server) برای مجموعه افراد سازمان مهیا شد و در آن افراد با دسترسی های مجاز، امکان به گردش انداختن الکترونیکی مکاتبات و پیگیری آنرا در سازمان در اختیار داشتند. عملیات زیر در این نسل از نرمم افزارهای اتوماسیون اداری امکاپذیر بود:

• تعریف انواع ساختار سازمانی
• تعریف دسترسی های مجاز سازمانی به منظور ثبت و ارجاع مکاتبات
• تعریف سطوح مجاز دسترسی به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
• امکان درج انواع پیوست به نامه
• امکان ارسال و ارجاع اسناد بصورت اصل یا رونوشت
• امکان استفاده از ویرایشگر متنی در داخل نرم افزار اتوماسیون اداری
• امکان طبقه بندی پوشه های بایگانی
• امکان سازماندهی کارتابل های مختلف
• قابلیت جستجوی هوشمند و پیشرفته
• قابلیت تبادل پیام ها و گفتگوها مستقیما در داخل نرم افزار اتوماسیون اداری
• و …

نسل سوم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب (اینترنت)

در نهایت با بکارگیری تکنولوژی های نوین و ظهور مفاهیم جدید در حوزه اتوماسیون های اداری، نسل سوم سیستم های اتوماسیون اداری بوجود آمد. از مهمترین دستاوردهای این نسل از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان بهره برداری آنها در محیط اینترنت (WebBased ) بود. امروزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب تمامی نیازهای اطلاعاتی مدیران و حتی کارمندان را درخارج از محل فیزیکی آنها و فارغ از محدودیت زمانی و مکانی پاسخگوست.

علاوه بر پوشش تمامی عملیات نسل های قبل، انجام عملیات زیر در سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب به سهولت و سرعت امکانپذیر می باشد:

• امکان بهره برداری از سیستم اتوماسیون اداری در محیط وب (تحت وب)
• سهولت و سرعت در انجام ثبت و بایگانی نامه ها و دسترسی به سوابق آن
• تسهیل و سرعت بخشیدن به جابجایی و گردش مکاتبات بین واحدهای مختلف درون و برون سازمانی
• امکان هامش نویسی روی نامه بصورت متنی و یا با استفاده از قلم نوری
• کاهش بسیار زیاد در زمان پاسخگویی به نامه ها
• امکان تعریف جانشین و تفویض وظایف سازمانی
• بکارگیری فناوری های جدید ارتباطی نظیر فاکس، ایمیل و ..
• تهیه گزارشات مدیریتی از وضعیت مکاتبات و عملکرد کاربران بصورت لحظه ای
• بی نیازی به مراجعه حضوری ارباب رجوعان برای ارائه و پیگیری درخواست های خود (طرح تکریم ارباب رجوع)
• تعامل الکترونیکی باسایر سازمان ها
• تسهیل مدیریت جلسات
• استفاده از امضای دیجیتال
• بکارگیری تابلو اعلانات
• امکان بهره برداری سیستم روی انواع موبایل ها و تبلت ها
• و …

برچسبها: نرم افزار دبیرخانه, نرم افزار اتوماسیون اداری, نرم افزار اتوماسیون, نرم افزار دبیرخانه و بایگانی, نرم افزار دبیرخانه یگانه